Les 6 règles d'or de la création d'e-mail

ou l'art d'utiliser les bonnes fonctions pour des mails réussis.

Outlook Express 6 est le logiciel de messagerie électronique favori du système d'exploitation Windows XP Édition Familiale. Il est livré avec Internet Explorer 6, le dernier navigateur  Internet de Microsoft.

Son utilisation simple et intuitive vous permet de correspondre par courrier électronique avec vos amis et collègues, ou rejoindre des groupes de discussion pour partager des idées et des informations.

Cependant, la rédaction d'un mail peut parfois se révéler un peu complexe. Sachez qu'il existe des règles simples à suivre pour devenir un (ou une) virtuose du courrier électronique avec Outlook Express.

1. Les fonctions "A :" "Cc :" et "Cci :" vous maîtriserez

Comme vous le feriez sur l'enveloppe d'un courrier postal, il vous faut préciser l'adresse du destinataire de votre mail. En revanche, contrairement à un envoi par la Poste, il est tout à fait possible d'expédier un courrier électronique à plusieurs destinataires en une seule fois.

Pour ce faire plusieurs possibilités s'offrent à vous :

• Dans la zone de saisie d'adresse vous indiquez l'adresse de votre correspondant. Cette zone vous autorise à taper plusieurs adresses e-mail si besoin est. Il vous suffit pour cela de les séparer par un point-virgule. Sachez cependant que par principe, dans cette zone, on indique seulement le destinataire principal du mail.
• La zone de saisie d'adresse vous permet d'entrer la ou les adresses d'un ou plusieurs destinataires qui recevront quant à eux une "copie conforme" du mail expédié. Notez bien que chacun de vos correspondants connaîtra l'identité des autres personnes ayant reçu votre message.
• Si vos souhaitez tenir secrète l'identité de certains destinataires de votre message, il vous faut entrer leur adresse en "copie conforme invisible". Pour cela, il vous suffit de cliquer sur ou sur pour accéder à la zone de saisie "Cci".

A retenir
Cliquez sur ce bouton pour répondre à l'expéditeur du mail que vous avez reçu.	Ce bouton vous permet de répondre à l'expéditeur du mail que vous avez reçu, mais également à toutes les personnes se trouvant en "Cc" (copie conforme) de ce mail.	Le transfert vous donne la possibilité d'envoyer un mail que vous avez reçu à une ou plusieurs autres personnes, avec les pièces jointes au message.

2. Le format HTML  vous préférerez

Pour ajouter des éléments spéciaux permettant la mise en relief ou l'organisation du texte d'un message — tel que l'ajout de gras, de couleurs ou de listes à puces — vous pouvez utiliser le langage HTML (HyperText Markup Language) qui est le langage standard pour la mise en forme du texte publié sur Internet.

Message rédigé en texte brut	Message rédigé en HTML

L'utilisation des éléments de mise en forme en HTML permet aussi d'inclure dans vos messages des graphismes et des liens vers des sites Web.

Pour mettre en forme tous les messages sortants en HTML :

1. Dans la fenêtre principale, ouvrez le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Envoyer.
2. Dans la section Format d'envoi du courrier ou Format d'envoi des News, cliquez sur HTML.

Pour mettre en forme un message en HTML :

• Dans la fenêtre de message, assurez-vous que le format HTML est activé en ouvrant le menu Format. L'option est activée lorsqu'un point apparaît en regard de Texte enrichi (HTML).

Lorsque vous utilisez la mise en forme HTML et que l'application de messagerie du destinataire ne lit pas le format HTML, le message apparaît en texte brut avec un fichier HTML joint.

3. Votre signature automatiquement vous apposerez

Afin d'être sûr de ne pas l'oublier à la fin de votre message, il est possible de faire en sorte que votre signature s'insère automatiquement au bas de chaque mail que vous allez composer.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également créer différentes signatures, en fonction du type de courrier que vous aurez à rédiger.

Une des signatures sera celle utilisée par défaut. Si besoin est, vous pourrez à tout moment la remplacer en 3 clics de souris* par une des autres signatures enregistrées au préalable.

Pour ajouter automatiquement une signature aux messages sortants :

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Signatures.
2. Pour créer une signature, cliquez sur Nouveau, puis saisissez votre signature dans la zone Modifier la signature ou bien cliquez sur Fichier et recherchez le fichier texte ou HTML que vous souhaitez utiliser.
3. Activez la case à cocher Ajouter les signatures à tous les messages sortants.

Signature complète (par défaut)	Signature plus simple

*Pour utiliser une signature dans certains messages seulement, veillez à désactiver la case à cocher Ajouter les signatures à tous les messages sortants. Lorsque vous composez un message, ouvrez le menu Insertion (1), puis cliquez sur Signatures (2) et sur la signature souhaitée (3).

4. Avec un papier à lettres vos messages vous personnaliserez

Outlook Express, vous permet de créer des messages attrayants avec les divers types de papier à lettres. Il s'agit d'un modèle composé d'une image d'arrière-plan, de polices colorées et de marges personnalisées.

Pour appliquer un papier à lettres à tous les messages sortants :

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Message.
2. Dans la zone Papier à lettres, activez la case à cocher Courrier et/ou News, puis cliquez sur Sélectionner.

Pour appliquer le papier à lettres à un message :

• Dans le menu Message, cliquez sur Nouveau message avec et sélectionnez un style de papier à lettres.

Pour appliquer ou modifier un papier à lettres après avoir commencé un message :

• Dans le menu Format, cliquez sur Appliquer le papier à lettres, puis sélectionnez un style de papier à lettres.

5. La correction orthographique vous pratiquerez

Relire et vérifier l'orthographe d'un message avant son expédition fait partie des actions essentielles pour la rédaction d'un mail soigné, en particulier lors d'échanges formels (courrier à votre propriétaire, demande d'emploi, lettre à un journal...). Il est donc conseillé d'installer cette fonction afin qu'elle démarre avant chaque expédition de mail (elle se déclenchera systématiquement lorsque vous cliquerez sur envoi).

Outlook Express utilise le même vérificateur d'orthographe que celui fourni dans les applications Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint). Si aucun de ces programmes n'est installé sur votre ordinateur, l'option Orthographe n'est pas disponible.

Pour appliquer systématiquement la vérification orthographique :

• Ouvrez le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Orthographe.

Pour vérifier l'orthographe d'un message :

• Dans la fenêtre Nouveau message, cliquez sur Orthographe dans la barre d'outils ou sur Orthographe dans le menu Outils.

6. Vos pièces jointes, avant l'envoi vous insérerez

Comme vous joindriez une photo à un courrier postal, il vous est tout à fait possible de joindre des fichiers à l'envoi de votre message électronique. Il peut s'agir de fichiers Word, Excel, ou encore de photos scannées, ou de fichiers son...

Pour insérer un fichier dans un message :

1. Cliquez n'importe où dans la fenêtre du message.
2. Dans le menu Insertion, cliquez sur Pièce jointe et recherchez le fichier à joindre.
3. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Joindre.
4. Le fichier apparaît dans la zone "Joindre :" de l'en-tête du message.

Outlook Express est livré avec Internet Explorer 6. Vous pouvez obtenir Internet Explorer 6 en le téléchargeant ou en commandant le CD d'installation.